膨大な資料を整理するコツ

仕事の上で膨大な資料を読む必要が生じることはよくあります。例えば交通事故や医療過誤事件におけるカルテでは、入通院歴が長くなると１０００頁を超えることも珍しくありません。また、控訴審から受任する場合には当然一審の記録が前提となっており、一審判決のみならず準備書面や証拠、尋問調書を含めると相当な分量になります。

この膨大な資料の中から依頼者にとって有利な証拠となる部分を見つけ出す作業をしていくことになります。そのためには資料のどこに何が書いているかを整理してまとめることが必要となります。

この整理において最も重要なポイントは、資料の最初から最後まで全てページ番号をつけることだと考えています。

当然重要な箇所には付箋をつけますが、付箋が多くなるとかえって見づらいですし、付箋が剥がれることもあり得ます。

ページ番号をつけると「この記載は〇頁に書いている」という整理ができ、その記載がある箇所を確実に把握することができるというメリットがあります。

私は、資料の中の重要な部分をピックアップしたものを別途エクセルなどの整理表でまとめ、記載内容と該当するページ番号を一緒につけています。これにより、かなり作業は効率化されます。

 膨大な資料を整理するときにページ番号をつけるという方法は、単純なようですが思っている以上に作業がはかどりますので、是非お試しすることをお勧めします。